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22/04/2016

Gestisco 11 aziende in giro per il mondo . Devo organizzarmi sempre al meglio: troppe cose e troppo poco tempo!

Secondo la teoria di Stephen Covey le attività possono distinguersi in 4 categorie:

1) URGENTI E IMPORTANTI
2) IMPORTANTI E NON URGENTI
3) NON IMPORTANTI E URGENTI
4) NON IMPORTANTI E NON URGENTI



Il 30% del tempo dovresti passarlo nel cosiddetto quadrante 2. Sono quelle attività importanti e non urgenti che, se fatte oggi, ti porteranno grandi risultati domani. La strategia, la formazione dei collaboratori, la pianificazione, l’ innovazione, la creazione di un clima positivo. Sono queste le cose, piuttosto che limitarti a gestire crisi o problemi urgenti, che faranno una grande differenza.
Devi pianificare in agenda del tempo per dedicarti a queste attività. Spesso mi trovo a chiedere agli imprenditori quali siano secondo loro quelle attività che farebbero una grande differenza per la loro azienda.

Alcuni di loro mi rispondono: “la formazione”, altri “la motivazione del personale”, altri ancora “la ricerca e sviluppo”. E avrebbero perfettamente ragione. Poi gli chiedo effettivamente quanto tempo dedichino a queste cose. E qui cascano dal pero. “il 5 per cento del mio tempo”, “mezza giornata al mese”, “2 volte all’anno”.

Ma come? Mi stai dicendo che esistono delle attività che possono cambiare il volto della tua azienda…e tu ti dedichi ad altro? “Ruggeri! Hai ragione ma….” , “Non ho tempo”, “Adesso ho altre urgenze…”

La verità è che molti imprenditori si perdono dietro a piccole impellenze perdendo di vista il focus generale.

Un esempio? Molti manager perdono la loro vita dietro alle mail. Ricevo almeno 200 mail al giorno. Mi rifiuto di leggere mail troppo lunghe da parte dei miei collaboratori. Quando sono troppo lunghe chiedo di sintetizzarmele in 10 righe. Se non sono in grado di riassumere il tutto in poche righe significa che la questione è delicata, e allora bisogna gestirla in altro modo…

I cc (mettere le persone in Copia Conoscenza) delle email fanno perdere un sacco di tempo. In alcune aziende vietano addirittura di inserire nella stessa email più di 3 cc. E’ stato calcolato che ogni cc che aggiungi porta via complessivamente un’ora lavorativa all’azienda. Perché una persona in più legge la tua mail, poi risponde a tutti, poi tutti gli altri leggono la mail, un’altra persona risponde… e si crea un ciclo senza fine!

Questi sono piccole accortezze pratiche che ti permettono di essere più efficace e di ottimizzare il tempo. Esistono però delle verità che trascendono gli aspetti più razionali.

La legge di Parkinson prevede che un governo spenderà sempre tutti i soldi delle tasse che incassa e più tasse incassa più aumenteranno le spese. L’ammontare di tempo che una persona impiegherà per completare un compito è il tempo che ha a disposizione per completare quel lavoro. Il lavoro si espande per occupare tutto il tempo disponibile.

Se sei in ufficio tutto il giorno e il tuo unico obiettivo è quello di scrivere un report sulle vendite…impiegherai tutto il giorno per terminare il tuo prospetto perdendoti tra mille cose. Se invece hai mezza giornata a disposizione perché dopo pranzo hai degli appuntamenti sono sicuro che ci impegnerai mezza giornata a portarlo a termine!

Mi capita spesso di preparare una presentazione quando tengo dei corsi o degli eventi. Cioè un giorno si e uno no. A volte ci dedico un’intera giornata di lavoro. Ma mi è anche capitato più volte, nei 10 minuti prima dell’intervento, di capire che forse, effettivamente, la mia presentazione non era poi così adatta al pubblico in sala. E in quei 10 minuti ho stravolto del tutto la scaletta! Ma non è detto che la presentazione preparata in un giorno fosse peggiore di quella abbozzata in 10 minuti!
Se questa teoria è vera, allora la soluzione dei problemi di tempo è avere moltissime cose da fare.

Se sono sovraccarico di lavoro, il mio tempo si espande e divento estremamente efficiente.

- Riempi l’agenda di progetti ambiziosi
- Pronti fuoco mira (appena puoi fare qualcosa, falla, poi aggiusti le cose in un secondo momento)
- Comincia appena possibile
- Compra, non soffermarti troppo sulla ricerca della migliore occasione. Il tempo che perdi per trovare il miglior preventivo è sprecato. Quanto vale un’ora del tuo tempo?
- Fai multitasking, quando la situazione lo permette, cerca di fare più cose contemporaneamente.
- Scrivi le date di quadrante 2

Il tempo è una percezione spesso distorta. Il tempo è una grande illusione. Se sei contento ti sembra di avere più tempo, se sei annoiato invece il tempo sarà inferiore. Il tempo è composto da tempo, spazio ed energia. Se scrivi le tue mete, i tuoi obiettivi, generi energia e questa energia ti permette di generare spazio a livello psicologico.

Questa sensazione di spazio a livello psicologico ti fornisce la percezione di avere più tempo, Il tempo che ognuno di noi ha a disposizione dipende più che altro dai sogni che insegue e che cerca di realizzare piuttosto che da qualsiasi altro fattore. Per un individuo che insegue grandi obiettivi, il tempo si dilata, lasciandogli molto più spazio per realizzare quanto lui ha in mente.

Quando senti di non avere tempo, poniti un obiettivo ambizioso e che ti entusiasma. Vedrai che il tempo si espande. “Non ho tempo” significa in realtà “non ho progetti”.

Quando sei connesso con la bellezza delle cose e delle persone, entri in uno stato di entusiasmo. L’ammirazione e la dimensione estetica sviluppi una passione e un’energia che liberano il tempo
Se al contrario sei in uno stato di noia e di collera, la tua condizione sarà negativa.

Dovrai fare molto sforzo per realizzare qualcosa e questo di porterà in una condizione di assenza di tempo.

Un individuo è alto di tono quando persegue obiettivi che sono in sintonia con i suoi valori. Questa condizione che ti mette in uno stato mentale di entusiasmo, ti permette di avere molto tempo.

E tu? Quanto tempo hai?

Paolo Ruggeri




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06/05/2014

Lo scopo della delega è far fare ad altri cose che tu sai già fare bene di modo che tu possa andare ad occuparti di altre attività di cui la tua azienda ha bisogno per crescere ancora.
Alcuni imprenditori, invece, una volta delegate alcune funzioni che svolgono personalmente, decideranno di non crescere e di dedicare il maggior tempo che si è creato ad una miglior qualità della vita. Va bene anche quello. L’azienda, infatti, non è detto che cresca solo per aumento del fatturato. Può anche crescere di influenza facendo prodotti di maggior qualità, inseguendo innovazioni radicali, ecc.

Comunque tu decida di approcciarti alla delega ricordati che tu non sei la tua azienda. L’azienda è un mezzo che hai costruito per raggiungere determinati scopi. E’ un gioco che hai deciso di giocare per avere divertimento, risorse economiche e per sviluppare le tue capacità e per condividere quello che fai con altre persone. Non diventare il tuttofare dell’azienda.

Quali sono gli errori piu' comuni nella delega e nella costruzione di un’area aziendale:

1) Come fa un responsabile a costruire la propria area e a delegare?
Egli risolve con successo un aspetto del lavoro, costruisce una procedura e passa quella procedura ad un nuovo collaboratore. In questo modo il responsabile puo' dedicarsi ad altri aspetti della gestione dell’area che gli e' stata assegnata.

2) Come avviene il processo di delega ad un proprio collaboratore?
a) Innanzi tutto il responsabile affronta e risolve con successo un problema aziendale o gestisce con successo un aspetto dell’azienda che porta a buoni risultati.
b) Il responsabile elabora quindi una procedura scritta delle azioni da fare per gestire tale aspetto del lavoro
c) La fornisce al proprio collaboratore e lo allena/affianca nella procedura fino a quando lui o lei non siano in grado di eseguirla da soli.

3) Quali sono le funzioni che un responsabile dovrebbe delegare per prime ai propri collaboratori?
Un responsabile o manager dovrebbe delegare ai propri collaboratori le funzioni che gia' lui svolge con successo e per le quali e' stato in grado di sviluppare una procedura che potrebbe essere eseguita anche da una persona di qualita' non eccelse.

Se invece la funzione che stiamo cercando di delegare potrebbe essere eseguita solamente da una persona di estrema competenza ed abilita', vuol dire che non abbiamo ancora affrontato la prima parte del nostro lavoro (costruire una procedura di successo) e quindi difficilmente riusciremo a delegarla.

Troppo spesso il manager o l’imprenditore pretende di delegare un’area che lui stesso ancora non ha gestito e per la quale non esiste alcuna procedura di successo da fornire al nuovo collaboratore. Il nuovo collaboratore entra in azienda e, non solo ora deve capire l’azienda ed il suo funzionamento, ma si trova subito a dover entrare in un problema enorme che nemmeno il suo responsabile e' stato in grado di gestire.

Questo non vuol dire che se devi costruire una filiale in Russia, devi trasferirti tu per sei mesi a Mosca e solo quando avrai ottenuto grandi risultati potrai inserire un nuovo collaboratore e delegare, ma fai un attimo di attenzione: le aziende migliori prima di inserire persone in nuovi territori si assicurano di aver gia' sviluppato in tali territori almeno una parte di business. Poi inseriscono le persone che lo svilupperanno ulteriormente.

Ricordatelo: la delega efficace passa per il punto di occuparti tu di una particolare funzione, quando hai capito come far girare bene quella funzione ed hai elaborato delle procedure che funzionano, potrai passarle ad altri. A volte, potresti farcela anche operando in modo diverso, ma sappi che se non segui la procedura di cui sopra, spesso e volentieri farai un bagno di sangue nel senso che dovrai inserire 5 o 6 persone prima di trovare quella che ce la farà.

Paolo Ruggeri


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29/07/2013

Marco Postiglione, titolare di Incrementha, ci ha raccontato la sua ricetta per gestire il tempo.

Il primo punto e' "ama quello che fai": la passione ti aiuta a focalizzarti sull'obiettivo, ti rende perseverante e coraggioso. Non avere tempo significa innanzitutto non avere passione

Passione vuol anche dire saper affrontare gli ostacoli,mettersi alla prova, superare i propri limiti

Il tempo ancora non ti basta? Come puoi ottenere un mese di 36 giorni? Svegliati un' ora prima e spegni la TV. Fissa le tue priorita' giornaliera, datti due obiettivi ogni giorno. Non farti distrarre da mail o telefonate a meno che non sia strettamente necessario.

Cura le mente e il corpo: prenditi cura del tuo fisico, ne beneficeranno anche gli affari!

Presentazione in allegato


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25/07/2013

Qual e' la cosa piu' importante che abbiamo? Una risorsa limitata che non possiamo comprare...IL TEMPO Il tempo e' una percezione, spesso distorta: piu' cose hai da fare piu' il tempo si dilata meno cose hai da fare piu' il tempo si restringe

Pensaci: se in un giorno hai una sola cosa da fare quanto ci metterai a farla? Tutto il giorno! Se invece per quella stessa cosa hai a disposizione solo mezza giornata ti metterai a correre e riuscirai a completarla nel tempo disponibile. Il tempo che ognuno di noi ha a disposizione dipende piu' che altro dai sogni che insegue e dalle illusioni che cerca di realizzare piuttosto che da qualsiasi altro fattore.

Per un individuo che insegue grandi obiettivi, il tempo si dilata, lasciandogli molto piu' spazio per realizzare quanto lui ha in mente. “Non ho tempo” dovrebbe essere sostituito con “Non ho progetti” in quanto le due cose sono dei sinonimi. La presentazione e' in allegato

Paolo Ruggeri




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10/11/2011

Martedì alla MBS di Roma, il collega Alessandro Vella www.alessandrovella.wordpress.com ha tenuto un workshop riguardo a come pianificare l'espansione della propria azienda. 

Ho allegato le diapositive della presentazione a quest'articolo. 

Paolo Ruggeri
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27/09/2010

Come ho gia' detto altre volte sono bravo perche' lavoro con grandi persone. Una di queste e' la Dott.ssa Federica Broccoli. 

Qui allegata la sua presentazione alla Convention Smart & Style su Mete e Progetto d'Impresa. 

Paolo Ruggeri

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18/12/2009

In allegato le slide della relazione del Dott. Pino Mangione della Topoprogram, azienda leader nel software per topografi e professionisti, che nell'anno 2009 ha sperimentato una forte crescita del giro d'affari. La relazione di Pino è stata un viaggio all'interno delle azioni vincenti che hanno contribuito a tale crescita. 

Un paio di punti del suo intervento mi hanno molto colpito: 

a) "Programma le prossime settimane. Oggi non è più possibile arrivare in ufficio il Lunedì e chiedersi che cosa farò questa settimana...". Un tale approccio, infatti, denota che ti stai limitando a gestire senza vision, senza progetti e questa tua mancanza di progettazione d'impresa inevitabilmente si farà sentire nei risultati economici. 

b) Pino ha poi descritto la metafora del sindaco neoeletto di un piccolo paese che, non appena assume la carica, si trova bersagliato da mille richieste: "Se quel sindaco - dice Pino - non inizia anche a fare progetti a medio termine e rimane solamente occupato a smaltire le richieste o a gestire il presente, inevitabilmente non verrà rieletto. Nella tua impresa devi cercare di realizzare qualcosa nel futuro. Non lasciare che le beghe del presente distolgano tutta la tua attenzione dalla vision..". 

Le slide erano molto pesanti. Ho dovuto ridurle in un PDF. Se volete una copia dell'intervento in ppt scrivete a me o a Pino.

Paolo Ruggeri

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18/12/2009

Riteniamo che l'imprenditore di oggi debba agire su due variabili: da una parte dovrebbe reinventare/fare marketing/promuovere (variabile del reinventare il business concept/mettere a fuoco una vision migliore), dall'altra dovrebbe agire sull'efficienza della struttura. Al fine di ottenere una crescita del business bisogna prestare attenzione ad entrambe le variabili.  

A questo proposito abbiamo chiesto al Dott. Daniele Beretta di Clinica del Sorriso www.clinicadelsorriso.com di tenere una presentazione alla MBS circa l'efficienza. Nonostante sia un imprenditore nel settore della salute, ritengo che Daniele abbia molto da insegnare su questo argomento anche a noi imprenditori di altri settori.

E' stata una presentazione fenomenale. Beretta ha reso l'efficienza in campo aziendale una vera e propria scienza fatta di organizzazione degli spazi, misurazione delle performance, analisi e correzione dei difetti, coaching. 

Il risultato: incremento del fatturato pur con minori risorse a disposizione. Daniele ha concluso la presentazione dicendo: "Non è vero che esistono limiti di crescita invalicabili. Lavorando duramente su efficacia ed efficienza si possono ottenere risultati insperati". 

Slide allegate. 

Paolo Ruggeri  

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02/03/2008

Durante le giornate di Febbraio dell’Executive Training Club, la business school di Mind Consulting, ho avuto il piacere di partecipare ad una presentazione sulla gestione del tempo di Giuseppe Mangione, titolare della Topoprogram Srl, azienda leader in Italia nella creazione di software per professionisti e topografi www.topoprogram.it.

Alcuni spunti che mi sono rimasti impressi: 

1) Fai la lista di tutte le cose che hai da fare, quelle che Giuseppe chiama i “cicli aperti”. Assicurati di non limitare la lista alle sole faccende aziendali ma includi anche tutte le cose personali che hai da sbrigare. Questi “cicli aperti” consumano "la tua ram" e ti rendono meno efficiente in quanto causano preoccupazioni inutili. Il semplice fatto di farne una lista completa, ti fornisce grande lucidita'. Per dirla con le parole di Pino “la ragione per cui pensiamo ripetutamente a una cosa e' il fatto che non abbiamo definito con precisione cio' che vorremmo ottenere e non abbiamo deciso quale sara' il prossimo passo concreto in proposito”. Compilare una lista completa ti aiuta non poco. Se non ci credi, prova a farlo. 

“Pensare piu' volte a una cosa in cui non si fa alcun progresso e' una perdita di tempo e di energia, e finisce solo con l’alimentare l’ansia legata alla sensazione che non state facendo quello che dovreste fare”. – Giuseppe Mangione, Topoprogram 

2) Fai SUBITO qualsiasi cosa della lista che richieda meno di due minuti di tempo per essere eseguita. Non rimandarla. Se lo fai ti ritroverai con tantissimo tempo a disposizione. 

3) Quando programmi il tuo tempo usando l’agenda ed il “sistema dei quattro quadranti” (vedi diapositive allegate), tieni conto anche degli imprevisti. 

4) E per finire, ricordati che le cose non si bloccano perche' non abbiamo tempo ma perche' spesso e volentieri non le abbiamo ben definite. 

Giuseppe Mangione non solo gestisce un’azienda che ottiene grandi risultati nel suo mercato ma e' anche un formatore eccezionale. Le diapositive dell’intervento sono allegate. 

Paolo Ruggeri

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04/02/2008

Durante le giornate di formazione Mind Consulting ed Executive Training Club del 1 Febbraio 2008 ho avuto il piacere di partecipare ad una presentazione di Enrico Giuliani e Corrado Chezzi dirigenti di Oto Mills Spa, azienda del gruppo Marcegaglia con un fatturato di circa 60 milioni di Euro. (www.otomills.com/IT/azienda_chi-siamo.asp). 

Nel corso di tale presentazione (le cui diapositive sono allegate al presente messaggio) Chezzi e Giuliani hanno spiegato le azioni vincenti messe in campo che, nel giro di tre anni hanno portato l’azienda a incrementare il proprio fatturato di oltre il 50% e a quintuplicare il valore dell’utile lordo. Tra le loro azioni vincenti:
 
PIENO ACCORDO AL VERTICE: e' difficile far prosperare un’impresa a meno che non ci sia pieno accordo ed armonia al vertice tra i principali dirigenti dell’azienda. Come abbiamo piu' volte sottolineato in questo blog: la mancanza di armonia al vertice dell’impresa fa piu' vittime della concorrenza cinese. 

ESSERE UN UOMO DEL QUADRANTE 2. Con il concetto di Quadrante II si fa riferimento alla gestione ottimale del tempo da parte del manager (vedi Stephen Covey Le sette Regole del Successo e Paolo A Ruggeri I Nuovi Condottieri): secondo Giuliani e Chezzi il manager di un’azienda dovrebbe concentrarsi principalmente sulle attivita' che fatte oggi faranno una grande differenza per l’azienda domani: formare, organizzare, programmare, innovare, creare un clima positivo, piuttosto che limitarsi a gestire crisi o problemi urgenti.


DEFINIRE GLI ALLEATI: Identificare nella propria impresa sei o sette persone stabili sulle quali concentrarsi per creare il cambiamento. Motivarle, formarle, costruire con loro una vera e propria alleanza.


FARE LE AZIONI DIFFICILI : SOSTITUIRE I COLLABORATORI CHE SI OSTININO A NON SPOSARE IL CAMBIAMENTO. Non e' possibile creare un vero cambiamento in azienda, sostengono Giuliani e Chezzi, a meno che il manager che ha avviato il processo di miglioramento non prenda la decisione di sostituire eventuali collaboratori che continuino ad agire con i vecchi sistemi nonostante tutti i tentativi di persuasione. Questa, chiaramente, deve essere una decisione presa come ultima risorsa dopo che il manager ha tentato in tutti i modi di coinvolgere la persona interessata nel processo di crescita aziendale. Richiede coraggio e buon senso ma, a volte, non ci sara' altra strada.


ESSERE D'ESEMPIO PER I PROPRI COLLABORATORI: Parte essenziale della Leadership secondo Enrico Giuliani e' il fatto che il manager sia d’esempio per tutti i propri collaboratori: che arrivi prima degli altri, che innovi piu' degli altri, che comunichi bene e sia costantemente affidabile. Oggi piu' che mai la leadership dipende dall’essere un modello cui gli altri vorrebbero assomigliare.


LA FORMAZIONE CONTINUA: La formazione in azienda deve essere un’attivita' costante e continua, in particolar modo per tutte le figure in ruoli manageriali e di responsabilita'. I benefici di una tale attivita' non sono solamente produttivi ma incidono anche sul clima aziendale che, a sua volta, portera' ulteriori benefici sotto il profilo della produttivita'.


INDICATORI, BUDGET E RISULTATI FINALI DI VALORE: Non puoi migliorare cio' che non puoi misurare. Giuliani e Chezzi sottolineano questo punto piu' e piu' volte. Le persone, dal loro punto di vista, vogliono essere misurate e vogliono ricevere dei feedback costanti circa il loro operato. Enrico Giuliani accenna anche ai sistemi di misurazione in uso alla Oto Mills e spiega che l’azienda tende a misurare i propri manager sia dal punto di vista tangibile (competenza e risultati) sia dal punto di vista dell’intangibile (relazioni con colleghi e collaboratori, responsabilita' personale, ecc). Ogni manager ha un sistema premiante legato al raggiungimento di certi obiettivi sia sotto il profilo tangibile che intangibile. Nel corso del 2007 l’azienda ha distribuito varie centinaia di migliaia di euro in incentivi economici ai collaboratori. 

LA TUA ROSELLINA (CURARSI DEI COLLABORATORI IN QUANTO PERSONE): con quest’ultimo punto Giuliani e Chezzi fanno riferimento al fatto che il loro compito come manager non si limita a far si' che le persone ottengano grandi risultati nei rispettivi ruoli. Loro compito principale come leader e' anche quello di prendersi cura del benessere generale dei propri collaboratori, interessarsi a loro come persone, far sentire che l’azienda non e' unicamente interessata a dei risultati produttivi ma anche al loro successo e a quello delle loro famiglie. 

Azioni come quelle di cui sopra hanno portato l'azienda a quintuplicare l'utile in tre anni e ad aumentare il fatturato di oltre il 50%.

Un grato riconoscimento a Giuliani e Chezzi per la presentazione ricca di spunti e uno anche a Elisa Ghelfi di Mind Consulting Emilia Romagna per il lavoro svolto in collaborazione con Oto Mills Spa. 

Paolo Ruggeri



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18/01/2008

Il 17 Gennaio, assieme al collega Bruno Bruni di Mind Consulting Italia, ho avuto modo di prendere parte alla formazione dei responsabili intermedi della Kemon SpA www.kemon.it/it/chi_siamo/ , una PMI italiana che compete con successo in un settore come quello dell'Hair Fashion, costellato di multinazionali. Ebbene Kemon sa essere competitiva e tutti i giorni dà del filo da torcere sui mercati di tutto il mondo a colossi quali Oreal e Wella.


Uno dei suoi ultimi lanci di successo e' stata la linea “Villa Lodola”, la prima linea di prodotti hair fashion che rispetta completamente l’ambiente: tutti i prodotti, certificati, che hanno materie prime e principi attivi vegetali, non contengono coloranti sintetici e non sono testati su animali. Tra i principi attivi, il lino per lenire, la calendula per ammorbidire, l'argilla per curare e la mucillagine per difendere i capelli dallo smog.


Tra le azioni vincenti dell’azienda, oltre all’innovazione, la partnership con il cliente e il rispetto dell’ambiente, l’organizzazione interna, il clima aziendale e, indubbiamente, la qualita' delle persone che compongono il team, tutte persone straordinarie che ogni giorno mettono in campo una grande passione. 

Ho inserito in un solo file, allegato, sia la presentazione del collega Bruno Bruni di Mind Consulting circa il Time Management che le diapositive della mia presentazione circa l'operatività del responsabile e del collaboratore che cresce in azienda.

Paolo Ruggeri



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